RD 1189/2025: qué cambia en 2026 en la comprobación de las bonificaciones (y qué no)

El 31 de diciembre de 2025 el BOE publicó el Real Decreto 1189/2025, que modifica el reglamento de la formación programada por las empresas (el Real Decreto 694/2017). Está en vigor desde el 1 de enero de 2026. Desde entonces circulan por internet resúmenes que le atribuyen cambios que no contiene, como un nuevo plazo de 7 días para comunicar los cursos o la declaración de la inteligencia artificial como «sector prioritario». Hemos leído el texto íntegro del BOE. Esto es lo que cambia, lo que no y lo que conviene hacer.

Lo que cambia de verdad: el artículo 18

El decreto toca tres cosas del reglamento de 2017, pero solo una afecta a las empresas que se bonifican: la nueva redacción del artículo 18, sobre aplicación y justificación de las bonificaciones. Las otras dos son una ayuda diaria para personas desempleadas de Ceuta y Melilla y la continuidad de las comisiones paritarias sectoriales.

1. El crédito es el límite, y superarlo obliga a devolver

El nuevo texto dice expresamente que el crédito de formación asignado a cada empresa actúa como límite de las bonificaciones que puede aplicarse, y añade que procederá la devolución parcial de lo bonificado por encima de ese crédito. Antes ya era así en la práctica; ahora está escrito en el reglamento. Conviene saber cuánto crédito tiene la empresa antes de aplicar nada: puedes estimarlo con la calculadora del crédito FUNDAE.

2. El plazo de aplicación se mantiene, con una novedad para el cese de actividad

La bonificación se aplica a partir de la comunicación de finalización del curso y hasta que termina el plazo de presentación de la liquidación de cuotas de diciembre del ejercicio. Es lo mismo que antes. La novedad es para las empresas que cesan su actividad durante el año: su plazo termina con la liquidación del mes en que cesan, no en diciembre.

3. Documentación: cuatro años y contabilidad separada

Los costes bonificados deben quedar identificados como tales en la contabilidad, y la documentación justificativa (facturas, justificación contable y cualquier otro documento) hay que conservarla cuatro años, o más si lo exige la normativa europea. Tampoco es nuevo, pero el decreto convierte la falta de esa documentación en un incumplimiento que puede dar lugar a la devolución.

4. Más control: visitas de al menos el 10 %

Los servicios públicos de empleo comprobarán la exactitud de lo comunicado y la realización efectiva de la formación. Las actuaciones de seguimiento mediante visitas en tiempo real y a posteriori deberán representar al menos el 10 % de los recursos públicos destinados a la formación de las empresas. Las comunidades autónomas informarán al SEPE de los resultados y de las irregularidades que detecten. En la práctica: más probabilidad de que un grupo formativo reciba una visita o una comprobación documental.

5. Devolución con intereses y paso a la Inspección de Trabajo

Si la comprobación detecta bonificaciones mal aplicadas, incumplimientos o falta de documentación, la empresa puede tener que devolver total o parcialmente lo bonificado, con interés de demora desde el momento en que se aplicó la bonificación. Si no devuelve lo reclamado, el SEPE lo pone en conocimiento de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que reclama las cuotas mediante acta de liquidación y, en su caso, abre expediente sancionador.

6. El papel de FUNDAE y el trámite de alegaciones

La norma aclara que FUNDAE colabora con el SEPE en la comprobación de las bonificaciones, pero que esa colaboración no supone ejercer potestades administrativas: quien decide es el SEPE. El texto de 2017 preveía que, al detectar deficiencias, se comunicaran a la empresa para que pudiera alegar y subsanar en un plazo de diez días antes de seguir adelante; el nuevo artículo 18 ya no recoge ese trámite y en su lugar dice que las empresas «podrán optar por devolver» el importe correspondiente a las deficiencias. Es el cambio con más consecuencias: el margen para corregir un error después de la comprobación se estrecha, así que hay que hacerlo bien antes.

Lo que no cambia, aunque lo hayas leído por ahí

• La comunicación de inicio sigue siendo de 2 días naturales. El decreto no toca ese plazo. Sigue vigente lo que dice FUNDAE: el inicio de cada grupo se comunica al menos 2 días naturales antes de empezar. Algunas webs hablan de 7 días; no está en el BOE.
• No declara la inteligencia artificial «sector prioritario». El decreto no menciona la IA. Los cursos de IA son bonificables como cualquier otra formación relacionada con la actividad de la empresa, ni más ni menos. Otra cosa es que el Reglamento europeo de IA obligue a formar a la plantilla que la usa, que es un asunto distinto y lo explicamos en la guía de formación obligatoria para empresas en 2026.
• No cambian los porcentajes del crédito ni el mínimo de 420 €, ni la cofinanciación, ni el módulo máximo por hora, ni el 75 % que debe completar cada participante.
• No cambia la acumulación del crédito de las empresas de menos de 50 personas, que sigue pidiéndose antes del 30 de junio.

Qué hacer en 2026 para no tener problemas

1. Comunicar en plazo y comunicar bien. Inicio con 2 días naturales de antelación, cambios con un día, finalización antes de aplicar la bonificación. Un grupo mal comunicado es el primer motivo de devolución.
2. Contabilizar la formación en una cuenta propia («formación profesional para el empleo») y guardar facturas, comunicaciones, registros de la plataforma y diplomas durante cuatro años, en un sitio localizable.
3. No aplicar nunca más de lo que dice la aplicación de FUNDAE. El importe bonificable de cada grupo lo calcula la aplicación como la menor de tres cantidades: crédito disponible, coste real y límite por módulo. Aplicar otro importe en los seguros sociales es la forma más fácil de acabar devolviendo con intereses.
4. Dar por hecho que puede haber visita. En teleformación, la plataforma tiene que registrar la actividad de cada alumno; en presencial, los controles de asistencia firmados. Sin eso, la formación no se puede acreditar.
5. Si trabajas con una entidad organizadora, pídele el expediente completo de cada grupo al cerrarlo, no cuando llegue la comprobación.

Como entidad organizadora, nos ocupamos de las comunicaciones, del cálculo del importe exacto y de la custodia del expediente de cada grupo. El proceso está explicado paso a paso en la guía cómo bonificar un curso en FUNDAE, y las fechas del cierre del ejercicio en el artículo de plazos FUNDAE 2026.