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En España no existe una única «formación obligatoria para empresas». Existe una docena de normas distintas, cada una con su ámbito, y la obligación concreta de tu empresa depende de tres cosas: cuántas personas tiene en plantilla, a qué se dedica y con qué datos o colectivos trabaja. Esta guía las recoge todas, indica a quién afectan y señala cuáles se pueden pagar con el crédito de formación de FUNDAE, que en la práctica son casi todas.
Resumen: qué obligaciones tiene tu empresa según su plantilla
| Formación | Base legal | Quién está obligado |
|---|---|---|
| Prevención de riesgos laborales | Ley 31/1995, art. 19 | Toda empresa con al menos una persona contratada |
| Prevención del acoso sexual y por razón de sexo | LO 3/2007, art. 48, y LO 10/2022, art. 12 | Toda empresa |
| Desconexión digital y uso de dispositivos | LO 3/2018, art. 88 | Toda empresa |
| Protección de datos personales | RGPD, arts. 32 y 39 | Toda empresa que trate datos: clientes, plantilla, proveedores |
| Alfabetización en inteligencia artificial | Reglamento (UE) 2024/1689, art. 4 | Toda empresa que use sistemas de IA en su actividad |
| Manipulación de alimentos, alérgenos y APPCC | Reglamento (CE) 852/2004 y Reglamento (UE) 1169/2011 | Empresas que manipulan, sirven o venden alimentos |
| Plan de igualdad | RD 901/2020 | Empresas de 50 o más personas |
| Medidas LGTBI | Ley 4/2023, art. 15, y RD 1026/2024 | Empresas de más de 50 personas |
| Canal de denuncias | Ley 2/2023 | Empresas de 50 o más personas, y algunos sectores con menos |
| Protección de menores (LOPIVI) | LO 8/2021 | Entidades y empresas en contacto habitual con menores |
| Prevención del blanqueo de capitales | Ley 10/2010, art. 29 | Sujetos obligados: inmobiliarias, joyerías, asesorías, notarías… |
| Sectoriales: construcción, transporte, equipos de trabajo | Convenios y reglamentos propios | Según el sector y el puesto |
Lo que sigue explica cada una: qué pide la norma, a quién y con qué frecuencia.
Las que afectan a todas las empresas
Prevención de riesgos laborales
Es la obligación formativa más antigua y la más inspeccionada. El artículo 19 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales obliga a la empresa a garantizar que cada trabajador reciba una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada, centrada en su puesto. Tiene que darse en cuatro momentos: al contratar, cuando cambian las funciones, cuando se introducen nuevas tecnologías o equipos, y repetirse periódicamente si hace falta. Si se imparte fuera de la jornada, las horas se descuentan de ella. El coste nunca recae en el trabajador.
No basta con una charla general. La Inspección de Trabajo pide formación específica del puesto: no es lo mismo la de un administrativo que trabaja con pantallas que la de un albañil, un electricista o un camarero. Algunos sectores concretan horas y contenidos por convenio, como la construcción con la Tarjeta Profesional, y determinados equipos (carretillas, plataformas elevadoras) exigen formación específica antes de usarlos. Los cursos de prevención de riesgos laborales y los de oficios, que combinan el oficio con su prevención, cubren esta obligación por puesto.
Prevención del acoso sexual y por razón de sexo
La Ley de Igualdad obliga desde 2007 a toda empresa, sin mínimo de plantilla, a promover condiciones que eviten el acoso sexual y por razón de sexo, y a tener un procedimiento para las denuncias. La Ley Orgánica 10/2022 fue más lejos: las empresas deben promover la sensibilización y ofrecer formación a toda la plantilla sobre la protección frente a las violencias sexuales, incluir estas conductas en la evaluación de riesgos e informar a los trabajadores. En la práctica, eso se resuelve con un protocolo y una acción formativa que deje constancia de quién la ha recibido. El curso de protocolo de prevención del acoso laboral está pensado para quien tiene que redactarlo e implantarlo.
Desconexión digital
La Ley Orgánica de Protección de Datos obliga a toda empresa a tener una política interna de desconexión digital y a realizar acciones de formación y sensibilización sobre el uso razonable de las herramientas tecnológicas. Es una obligación breve y barata de cumplir, pero conviene tenerla documentada: aparece cada vez más en las inspecciones sobre registro de jornada.
Protección de datos personales
El RGPD no fija un número de horas, pero exige que quien trata datos personales lo haga con instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas, y encarga expresamente al delegado de protección de datos la concienciación y formación del personal. Cualquier empresa con clientes, nóminas o proveedores trata datos. Una brecha de seguridad causada por un empleado sin formar es de las infracciones más habituales que sanciona la Agencia Española de Protección de Datos. Hay un curso general de RGPD para empresas y otro específico para quien vaya a ejercer de delegado de protección de datos.
Alfabetización en inteligencia artificial
Es la obligación más reciente y la que menos empresas conocen. El artículo 4 del Reglamento europeo de Inteligencia Artificial es exigible desde el 2 de febrero de 2025 y afecta no solo a quien desarrolla sistemas de IA, sino a quien los utiliza en su actividad: una empresa cuyo personal usa asistentes de IA para redactar, analizar datos o atender clientes es «responsable del despliegue» y debe garantizar que ese personal tiene un nivel suficiente de conocimiento sobre cómo funcionan, qué riesgos tienen y cómo usarlos de forma crítica. No hay mínimo de plantilla ni horas fijadas; sí conviene conservar evidencias de la formación. En España la supervisa la Agencia Española de Supervisión de la Inteligencia Artificial. Los cursos de inteligencia artificial para pymes y de prompts sirven para cumplirla con toda la plantilla.
Las que dependen del tamaño de la plantilla
Plan de igualdad: 50 o más personas
Desde marzo de 2022, toda empresa de 50 o más personas debe tener un plan de igualdad negociado y registrado en el REGCON. El plan incluye un diagnóstico, medidas y, casi siempre, formación en igualdad para la plantilla y para quienes participan en la selección y la promoción. El registro retributivo, en cambio, es obligatorio para todas las empresas, tengan el tamaño que tengan. Los cursos de igualdad cubren tanto la elaboración del plan y su registro como la figura del agente de igualdad.
Medidas LGTBI: más de 50 personas
La Ley 4/2023 y el Real Decreto 1026/2024 obligan a las empresas de más de 50 personas a contar con un conjunto planificado de medidas para la igualdad de las personas LGTBI, negociado con la representación de los trabajadores. Entre las medidas figura la formación de toda la plantilla sobre igualdad de trato y no discriminación, con atención especial a quienes seleccionan y dirigen personas. El plazo para tenerlas venció en 2025, así que quien no las tenga ya está fuera de plazo.
Canal de denuncias: 50 o más personas
La Ley 2/2023 obliga a las empresas de 50 o más personas a disponer de un sistema interno de información, con un responsable designado. La norma no exige un curso, pero el responsable del sistema y quienes gestionan las comunicaciones tienen que conocer el procedimiento, los plazos y las garantías del informante. El curso de canal de denuncias está dirigido justo a ese perfil.
Las que dependen de la actividad
Alimentación: manipuladores, alérgenos y APPCC
La normativa europea de higiene alimentaria obliga a que todo el personal que manipula alimentos reciba formación adecuada a su puesto, y a que el negocio aplique un sistema de autocontrol (APPCC). Desde 2011, además, quien sirve o vende alimentos sin envasar debe informar de los 14 alérgenos. Ya no existe el «carné de manipulador» oficial: la responsabilidad de formar recae en la empresa, y es ella quien debe acreditarlo en una inspección de sanidad. La formación debe adaptarse al tipo de establecimiento: no es igual en una carnicería, una frutería, un restaurante o un almacén. Los cursos de seguridad alimentaria están organizados exactamente así, por tipo de negocio.
Contacto con menores: LOPIVI
La Ley Orgánica 8/2021 obliga a las entidades que trabajan habitualmente con menores (centros educativos, deportivos, de ocio, sanitarios o sociales) a formar a su personal en la protección frente a la violencia y a designar un delegado de protección en las actividades deportivas y de ocio. El curso de protección infantil frente a la violencia cubre las dos cosas.
Prevención del blanqueo de capitales
La Ley 10/2010 impone a los sujetos obligados (inmobiliarias, joyerías, asesorías fiscales y contables, notarías, casinos y otros) la obligación de formar a sus empleados en la detección de operaciones sospechosas, con un plan anual de formación. Es una de las pocas normas que exige expresamente que la formación sea anual y documentada. Está tratada en el curso de blanqueo de capitales y análisis financiero.
Sectores con formación reglada
Además de todo lo anterior, algunos sectores tienen formación fijada por convenio o por reglamento: la construcción, el transporte de mercancías y viajeros (CAP), la manipulación de fitosanitarios, los gases fluorados o los trabajos en instalaciones eléctricas. En esos casos la norma sectorial fija horas, contenidos y renovaciones, y hay que cumplirla al pie de la letra.
Cómo cumplir con todo esto sin que sea un gasto
Casi toda esta formación es bonificable: se paga con el crédito de formación que la empresa ya ha cotizado y se recupera en los seguros sociales. Una empresa de 25 personas dispone cada año de unos 3.000 € de crédito, suficiente para cubrir la formación obligatoria de toda la plantilla y algo más. Puedes estimar el de la tuya en la calculadora del crédito FUNDAE y ver el proceso completo en la guía cómo bonificar un curso paso a paso.
Tres consejos para que la formación obligatoria no se convierta en un problema:
- Documéntala. En una inspección no vale con haberla hecho: hay que demostrar quién la recibió, cuándo y con qué contenido. El campus deja registro de cada alumno y cada control de aprendizaje.
- Hazla específica. Un curso genérico de prevención no cubre la obligación de formar «para el puesto». Elige el curso del oficio o del establecimiento concreto.
- Planifícala en el primer semestre. Así entra sin prisas en el crédito del año, y si la empresa tiene menos de 50 personas, queda margen para pedir la acumulación del crédito sobrante antes del 30 de junio.
Si prefieres que lo revisemos por ti, dinos cuántas personas tiene tu plantilla y a qué se dedica la empresa: te decimos qué obligaciones tenéis, qué cursos las cubren y cuánto crédito queda para pagarlos.
- Formación obligatoria
- PRL
- Igualdad
- Protección de datos
- Reglamento de IA
