En este artículo
- Para qué sirve un plan de formación
- Paso 1. Calcula el crédito disponible
- Paso 2. Detecta las necesidades por puesto
- Paso 3. Prioriza: obligatorio, estratégico, deseable
- Paso 4. Convierte cada necesidad en una acción formativa
- Paso 5. Reparte el calendario y respeta los plazos
- Paso 6. Ejecuta, comunica y haz seguimiento
- La plantilla
Casi todas las empresas forman a su plantilla. Muy pocas lo hacen con un plan. La diferencia se nota en dos sitios: en el crédito de formación que se pierde cada diciembre y en la formación obligatoria que aparece sin hacer cuando llega una inspección. Esta guía explica cómo hacer el plan de formación anual de una pyme en seis pasos, con los datos de FUNDAE que hacen falta en cada uno, y termina con una plantilla en Excel lista para rellenar.
Descargar la plantilla del plan de formación (Excel) · 6 hojas, con el crédito y el importe bonificable calculados automáticamente.
Para qué sirve un plan de formación
Un plan de formación no es un documento para archivar: es la herramienta que responde a tres preguntas que la empresa tiene que contestar cada año.
- ¿Qué formación es obligatoria y quién la tiene pendiente? Prevención de riesgos, protección de datos, igualdad, alérgenos, alfabetización en IA… Cada obligación tiene su colectivo y su plazo. Sin plan, se descubren en la inspección. El cuadro completo está en formación obligatoria para empresas en 2026.
- ¿Cuánto crédito tiene la empresa y cómo se reparte? El crédito de FUNDAE es anual y lo que no se usa se pierde. Planificar es la única forma de gastarlo entero y en lo que importa.
- ¿Qué necesita el negocio para el año que viene? Una herramienta nueva, un cambio normativo, un equipo que va a crecer. La formación llega tarde si se decide cuando ya hace falta.
Además, si la empresa tiene representación legal de los trabajadores, la normativa de formación programada exige informarle del plan anual antes de empezar a bonificar: acciones, colectivos, calendario y criterios de selección. Es decir, el plan hay que tenerlo por escrito de todas formas.
Paso 1. Calcula el crédito disponible
Todo empieza por saber cuánto dinero hay. El crédito sale de lo que la empresa cotizó por formación profesional el año anterior (la base de «otras cotizaciones» por el 0,7 %) multiplicado por un porcentaje que depende de la plantilla: 100 % hasta 9 personas, 75 % de 10 a 49, 60 % de 50 a 249 y 50 % desde 250. Las empresas de 1 a 5 personas tienen un mínimo de 420 €, y las de nueva creación, 65 € por trabajador.
Con una plantilla de 25 personas y una base anual de 1,1 millones de euros, el crédito es de 1.100.000 × 0,7 % × 75 % = 5.775 €. La hoja «Empresa y crédito» de la plantilla lo calcula a partir de dos datos, y puedes contrastarlo con la calculadora del crédito FUNDAE. El importe oficial aparece en la aplicación de FUNDAE en enero.
Apunta también el porcentaje de cofinanciación privada que corresponde a la empresa (10 % con 25 personas). No es dinero que haya que pagar aparte: el coste salarial de los participantes durante las horas de formación cuenta como cofinanciación.
Paso 2. Detecta las necesidades por puesto
La formación útil se decide por departamento o puesto, no para toda la plantilla en bloque. Para cada área, tres preguntas: qué obligación legal tiene pendiente, qué ha cambiado o va a cambiar en su trabajo y qué le falta para hacerlo mejor. Las fuentes habituales:
| Fuente | Qué suele salir |
|---|---|
| Obligaciones legales | PRL pendiente de repetir, protección de datos, alérgenos, igualdad, alfabetización en IA |
| Evaluación de riesgos y accidentes | Formación de PRL específica del puesto, equipos nuevos |
| Cambios normativos y de herramientas | Facturación electrónica y VeriFactu, nuevo software de gestión, IA en el puesto |
| Evaluación del desempeño y objetivos | Ventas, atención al cliente, ofimática avanzada, idiomas |
| Peticiones del equipo | Lo que la gente pide suele ser lo que más se usa después |
En la plantilla, la hoja «Necesidades» recoge cada una con su departamento, las personas afectadas, el origen, la prioridad y si es obligatoria por ley. Es la hoja que conviene rellenar con los responsables de área, en una reunión de media hora por departamento.
Paso 3. Prioriza: obligatorio, estratégico, deseable
Con el crédito calculado y las necesidades sobre la mesa, casi siempre hay más formación que dinero. El orden que funciona:
- Obligatoria por ley y con plazo o riesgo de inspección. Va primero aunque no sea la más atractiva.
- Estratégica: la que sostiene un cambio del negocio este año (una herramienta, una línea nueva, un cumplimiento que llega).
- Deseable: mejora habilidades sin urgencia. Entra si queda crédito, o se pasa al plan siguiente.
Una regla práctica: si una necesidad es obligatoria y afecta a más de la mitad de la plantilla, se hace este año aunque haya que dividirla en dos grupos.
Paso 4. Convierte cada necesidad en una acción formativa
Cada acción del plan necesita seis datos: curso, colectivo, número de participantes, horas, modalidad y trimestre. Con ellos se calcula lo que FUNDAE permite bonificar por grupo, que es la menor de tres cantidades: el crédito disponible, el coste real y el límite por módulo (horas × participantes × 7,50 € en teleformación; 9 o 13 € por hora en presencial).
Un curso online de 60 horas para 4 personas tiene un límite de 60 × 4 × 7,50 = 1.800 €. Con el crédito de 5.775 € del ejemplo caben tres cursos así y sobran 375 €:
| Acción | Colectivo | Participantes | Trimestre | Bonificable |
|---|---|---|---|---|
| Facturación electrónica y VeriFactu (60 h) | Administración | 4 | T1 | 1.800 € |
| Inteligencia artificial para pymes (60 h) | Administración y comercial | 4 | T2 | 1.800 € |
| Seguridad en el trabajo (60 h) | Almacén y producción | 4 | T3 | 1.800 € |
| Total | 12 | 5.400 € |
La hoja «Plan» de la plantilla hace este cálculo por fila y muestra el crédito restante: si el plan supera el crédito avisa, y si queda más del 25 % sin asignar, también. Cada fila enlaza con un curso concreto; los del ejemplo son Facturación electrónica y VeriFactu, Inteligencia artificial para pymes y Seguridad en el trabajo, y el catálogo completo está organizado por áreas.
Paso 5. Reparte el calendario y respeta los plazos
El error más caro es concentrar toda la formación en noviembre. Reparte los grupos en los cuatro trimestres y deja el último para cerrar, no para empezar. Los plazos que manda FUNDAE para cada grupo:
- Informe a la RLPT, si la hay: 15 días hábiles antes del inicio.
- Comunicación de inicio: al menos 2 días naturales antes.
- 75 % de los controles de aprendizaje completados por cada participante en teleformación para que cuente como finalizado.
- Comunicación de finalización y bonificación en los seguros sociales antes del plazo de la liquidación de diciembre.
- Documentación conservada cuatro años.
Las fechas del cierre del ejercicio, con el margen real que queda, están en plazos FUNDAE 2026. Y una fecha que no depende del grupo: si la empresa tiene menos de 50 personas y sabe que no va a consumir todo el crédito, puede pedir antes del 30 de junio acumularlo para los dos ejercicios siguientes. La hoja «Calendario» resume el plan por trimestre y recuerda estos hitos.
Paso 6. Ejecuta, comunica y haz seguimiento
Un plan sin seguimiento se convierte en diciembre en una lista de cosas que no pasaron. La hoja «Seguimiento» de la plantilla lleva, por grupo, las fechas de informe a la RLPT, comunicación de inicio, inicio y fin reales, participantes que terminan, importe bonificado y mes en que se aplica, diplomas entregados y documentación archivada. Es exactamente lo que pide una comprobación de FUNDAE y lo que hace falta para justificar la bonificación.
Si trabajas con una entidad organizadora, estas gestiones las hace ella: nosotros nos encargamos de la encomienda, la información a la RLPT, las comunicaciones en plazo, la impartición y la custodia del expediente. El proceso completo está en la guía cómo bonificar un curso en FUNDAE.
La plantilla
Descargar la plantilla del plan de formación anual (Excel)
Seis hojas, con una fila de ejemplo en cada una y las celdas que hay que rellenar marcadas en amarillo:
- Instrucciones, con los datos de referencia de FUNDAE del ejercicio.
- Empresa y crédito: plantilla y base de cotización; calcula el crédito, el mínimo garantizado, el caso de nueva creación y la cofinanciación.
- Necesidades: por departamento, con origen, prioridad y si es obligatoria por ley.
- Plan: acciones con límite por módulo, importe bonificable, coste no bonificable, totales y crédito restante con aviso.
- Calendario: resumen por trimestre y plazos de cada grupo.
- Seguimiento: comunicaciones, participantes finalizados, importe bonificado y documentación.
Funciona en Excel, Numbers y Google Sheets. Si prefieres que lo hagamos contigo, pide el estudio gratuito: calculamos el crédito exacto de tu empresa y te proponemos el plan que cabe en él.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio tener un plan de formación en la empresa?
No existe una obligación general de tener un documento llamado «plan de formación». Lo que sí es obligatorio es formar en determinadas materias (prevención de riesgos, protección de datos, igualdad, alimentos…) e informar a la representación legal de los trabajadores del plan anual antes de bonificar. En la práctica, sin un plan es muy difícil cumplir esas obligaciones y aprovechar el crédito de FUNDAE.
¿Cuándo hay que hacer el plan de formación?
Lo ideal es cerrarlo en el último trimestre del año anterior o en enero, cuando FUNDAE publica el crédito del ejercicio. Así se puede informar a la RLPT con tiempo y repartir la formación en los cuatro trimestres. Hacerlo en septiembre todavía sirve, pero obliga a concentrar los grupos en el último trimestre.
¿Cuánto cuesta el plan de formación si se bonifica?
Dentro del crédito de la empresa, el coste se recupera en los seguros sociales. La empresa debe aportar además una cofinanciación privada según su plantilla (0 % hasta 5 personas, 5 % de 6 a 9, 10 % de 10 a 49, 20 % de 50 a 249 y 40 % desde 250), que puede cubrirse con el coste salarial de los participantes si se forman en horario de trabajo.
¿Qué pasa con el crédito que no se planifica?
Se pierde al cerrar el ejercicio, salvo que la empresa tenga menos de 50 personas y haya pedido antes del 30 de junio acumularlo para los dos años siguientes. Por eso el plan debe cuadrar con el crédito disponible: la plantilla calcula cuánto queda sin asignar.
¿Qué incluye la plantilla de plan de formación?
Seis hojas: instrucciones, cálculo del crédito de la empresa, detección de necesidades por departamento, plan de acciones con el importe bonificable y el crédito restante calculados automáticamente, calendario por trimestres con los plazos de FUNDAE y una hoja de seguimiento de comunicaciones, participantes y bonificación aplicada.
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